Мой путь в бизнесе. Часть четвертая. К чему привел отпуск в Италии или массовые увольнения в моей команде

Прочитать первую, вторую и третью часть можно по этим ссылкам.

…Использовав всю свою харизму и навыки переговорщика, я уговариваю эту девушку работать в моей компании. Отсутствие опыта управления командой хотя бы в 20 человек меня не смущают. Гораздо важнее для меня ее потенциал, организаторские задатки, амбициозность и коммуникабельность.

Начинается новый этап: мы строим команду, пробуем наводить порядок в системе, мотивировать наших людей. За год прибавляется 15 человек. Оборот не глобально, но подрастает. Мы впервые встречаемся все вместе в оффлайн на корпоративе на острове Бали.

Спустя 3 месяца, как я родила Нику, я снова в строю. Всё классно. Все девочки замечательные и мы дружная команда. Проходит около года, мои люди работают самостоятельно и их не нужно постоянно контролировать. Все на своих местах, и у меня полное ощущение, что вот он — тот самый момент, когда я наконец могу выйти из оперативного управления, чтобы заняться стратегией, новыми продуктами, нетворкингом и всем важным.

Впервые за долгое время я отправляюсь в настоящий отпуск в Италию. Без ноутбука (такого со мной не было 7 лет) и с минимальной связью по телефону. Перед отъездом я даю задание сделать прототип клуба Успеваек: сравнить несколько вариантов структуры, пройдясь путем клиента, и предоставить мне разные версии клуба.

2 недели пролетают как один день. Я отдыхаю, команда работает, ученицы учатся, а деньги зарабатываются без моего участия — моя мечта сбылась! Возвращаюсь из отпуска счастливая, полная сил и… В первый же день обнаруживаю, что задача по клубу как бы выполнена, но всего лишь процентов на 30 от того, как я это видела.

Дизайнеру не дали четкого ТЗ и она посчитала, что всё сделала гениально. Просто потому, что она супер профессионал и ей видней. Управляющая посчитала, что одного варианта структуры более чем достаточно. И… никто особенно не думает об интересах компании.

Командная истерика, демотивация, «ты нас не уважаешь», «мы профессионалы и можем делать так, как видим, твое дело доверять и принимать» приводят к управленческому кризису и к самому важному осознанию. Я собрала команду фрилансеров, которые не связаны единой идеей. Они не понимают целей компании и работают каждый на себя. Любые изменения, коррекции, попытки внедрить правила, изменить систему мотивации проваливаются, потому что они считают себя звездами и людьми, на которых все держится. Первой увольняется управляющая, а за ней один за другим я увольняю или сами уходят еще 10 человек из моей команды… Была ли у вас такая ситуация, когда вроде все нормально, но вы понимаете, что уже выросли из своих штанишек и нужно кардинально менять подход к бизнесу, чтобы он рос?

К тому времени мы уже автоматизировали наши рабочие процессы: планировали задачи, хранили информацию, эффективно коммуницировали и продвигали свой бизнес с помощью эффективных IT-инструментов. Делюсь наработками↓

Список сервисов для управления задачами и оптимизации работы команды

№1 Wrike (выбор Airbnb, «Лаборатории Касперского», ЦУМ и др.)

Wrike позволяет назначать роли и создавать рабочее пространство для каждого отдела, ставить и обсуждать задачи, следить за их прогрессом и делиться файлами. В бесплатном тарифе может работать до пяти пользователей, объем облачного хранилища — 2 ГБ. В сервис можно интегрировать данные из Dropbox, Google Диска, Microsoft Office 365 и др. В платных версиях поддерживается расширенная интеграция других сервисов, объем облачного хранилища — от 5 ГБ. Можно отображать задачи проекта на диаграмме Ганта, получать еженедельные отчеты, разделять пользователей по группам с разным уровнем доступа, а также предоставлять доступ к задачам гостевым пользователям.

№2 LeaderTask (выбор Сбербанк, Билайн, Газпромбанк и др.)

Позволяет группировать задачи в проекты, создавать подзадачи и подпроекты, прикреплять файлы, писать комментарии и заметки. Поддерживает создание задач через отправку электронных писем с зарегистрированного аккаунта. Разработчики сервиса предлагают набор дополнительных инструментов: собственный почтовый клиент, диаграмма Ганта, матрица «Срочно-важно», «Лестница целей» и др. Интеграций сторонних сервисов в приложении нет. Стоимость: от 170 рублей в месяц, есть бесплатная версия.

№3 Мегаплан (выбор Альфа-банка, Ростелеком, «Единой России» и Академии «Время в порядке») 

Это очень простой и удобный сервис для управления задачами, который можно дополнить CRM-системой. Конфиденциальность и надежное хранение данных: серверное или облачное, с ежедневным резервным копированием. Понятный интерфейс, гибкие настройки и бесплатная оперативная техподдержка. Во всех версиях можно ставить задачи, контролировать их выполнение, составлять отчеты, обмениваться документами, работать с календарем, переписываться с сотрудниками в бизнес-чате. Количество пользователей и объем облачного хранилища не ограничен тарифными планами. Нашей Академии «Мегаплан» удобен еще и тем, что позволяет интегрировать данные с «1С» (в отличие от других сервисов).

№4 Todoist (выбор Apple, Google, Starbucks и др.)

Позволяет создавать подзадачи, объединять задачи в проекты, поддерживает приоритезацию. В платных версиях можно получать напоминания в самом сервисе или по электронной почте, настраивать тему, добавлять собственные метки к задачам, прикреплять файлы, комментировать, оценивать выполненные задачи. В версии «Бизнес» можно создавать команду и поручать выполнение задач сотрудникам, обмениваться комментариями, работать с шаблонами проектов. Todoist поддерживает Google Диск, Dropbox, Google Maps, Gmail, Outlook и др.сервисы.

№5 Pyrus (выбор Совкомбанк, Додо-пицца и др.)

Еще один сервис, который позволяет прикреплять к задачам файлы, связывать их между собой и эффективно взаимодействовать сотрудникам друг с другом. В бесплатной версии Pyrus может работать неограниченное число пользователей, но команда не может создать более ста задач. В платных версиях доступно неограниченное количество задач и по 10 ГБ облачного хранилища для каждого пользователя. Сервис поддерживает интеграцию данных из Google Диска, Dropbox, Box, OneDrive.

№6 Trello (выбор Adobe, National Geographic и др.)

Представляет собой канбан-доску со списками карточек, которым можно присваивать назначение и исполнителей, выставлять дедлайн, приглашать других участников и т.д. В карточки можно добавлять файлы, комментарии, чек-листы и ссылки. С помощью Trello можно наблюдать за прогрессом всех проектов или задач. В бесплатной версии размер вложенного файла не может превышать 10 МБ. В платных версиях доступны дополнительные инструменты для командной работы, а также предлагается повышенный уровень безопасности (например, двухфакторная аутентификация). Можно интегрироваться с десятками сервисов: Jira, Google Диск, Dropbox, Evernote… Минус в том, что доски Trello больше подходят для краткосрочного планирования, а с долгосрочным могут возникнуть сложности.

№7  GanttPro (выбор Sony, Nasa, DHL и др.)

Диаграмма Ганта позволяет планировать и управлять сложными многоуровневыми проектами. Очень удобно визуализирует процессы, создает взаимосвязи и зависимость между задачами. Можно выставлять дедлайны и процент завершения отдельных задач и проекта в целом, добавлять вехи, а также делиться созданным графиком Ганта с командой и с клиентами с правом просмотра или редактирования. А для более качественного управления проектами можно выставлять собственные рабочие дни и часы.

№8 Jira (выбор Ebay и др.)

Очень популярный продукт компании Atlassian. Сервис отлично справляется с постановкой задач и отслеживанием корректной работы на всех этапах разработки продукта. У Jira множество полезных функций и огромное количество дополнительных плагинов. В ней можно настроить и автоматизировать workflow для каждой задачи, отдельную систему оповещения и безопасности для каждого проекта. Jira поддерживает интеграцию данных из более чем 3000 сервисов.

Хранить внутреннюю базу знаний можно в Confluence (тоже разработка Atlassian). Она синхронизируется с тасками в Jira, благодаря чему работать становится проще даже новичкам в команде. А еще она позволит вам поддерживать порядок в документах, потому что построена по принципу Википедии. Часть информации можно сделать доступной для сторонних пользователей. Это позволит создавать понятные и полезные инструкции для ваших клиентов.

№9 Битрикс24 (крупнейший международный проект, более 4 млн.клиентов по всему миру)

Включает в себя таск-менеджмент, планирование проектов и времени их выполнения, визуализацию информации на календаре, возможность делиться документами, создавать виртуальные рабочие группы и получать уведомления. Команда до 12 человек может пользоваться сервисом бесплатно. Также в бесплатной версии доступны составление списков задач, канбан-доска, шаблоны задач, диаграмма Ганта, конструктор отчетов, планирование сроков и др. В платных версиях у сервиса очень широкие возможности. Его можно использовать как CRM-систему, контакт-центр, конструктор сайтов и т.д.

Кроме этих, существуют еще сотни достойных приложений для управления проектами. Организовав работу в одном из них, вы сможете контролировать рабочие процессы, объединять под одной крышей своих людей и поддерживать темп, который позволит вам конкурировать на рынке и занять достойную позицию в своей нише.

Продолжение следует…