Использование электронной почты: наводим порядок

Представьте, что из вашего шкафа убрали полки. И всё содержимое теперь лежит в одной куче. Насколько больше вы потратите времени, чтобы выудить нужную вещь на свет божий, и как это захламленное пространство будет влиять на вашу психику — даже говорить не приходится. Так же неорганизованные и загроможденные виртуальные хранилища становятся черными дырами, куда утекают энергия и время.

Безумный шкаф или идеальная система хранения

Почта может быть тем безумным шкафом, в котором нет полок, а может стать идеальной системой хранения, которая направит поток входящей информации именно так, как удобно вам. Конечно, чтобы понять «удобно / не удобно», придется тестировать разные варианты настроек и потратить некоторое количество времени на организацию почтового пространства.

Сложность и разнообразие настроек зависит от того, насколько интенсивна ваша переписка. Если вы, в основном, получаете рассылки от магазинов / блогеров и личные письма, а по работе почту используете мало, делать разветвленную систему настроек нет смысла. Если же почта для вас — мощный рабочий инструмент и вы поддерживаете связь с десятками важных людей, а параллельно еще учитесь и ведете блог (и все системные сообщения дублируются на почту), то нужно сделать все, чтобы не утонуть в этом море «входящих». Исходим из того, что вы УЖЕ почтой пользуетесь, поэтому азов в статье не будет.

План генерального сражения с морем входящих

Независимо от того, в каком состоянии сейчас ваш почтовый ящик, будем действовать по нескольким направлениям:

  1. Расчистим имеющийся хлам писем.
  2. Отпишемся от неактуальных / надоевших / скучных подписок.
  3. Отсортируем письма по папкам, разберемся с приоритетами, настроим автоматику.

Кроме того, мы поделимся с вами рядом фишечек, чтобы облегчить вашу «емэйльную» жизнь.

Делим входящие на категории, избавляемся от ненужного

Чтобы расчищать хлам, нужно условно поделить входящие на несколько категорий (независимо от тематики):

  • письма, требующие действий;
  • письма, требующие действий и ответа;
  • письма с важной информации, но не требующие действий и ответа;
  • уведомления (информация, с которой просто нужно познакомиться);
  • письма-рассылки;
  • спам и реклама

Спам и рекламу не удаляйте просто так. Спросите себя, откуда это взялось и СРАЗУ ЖЕ отписывайтесь, если магазин или сервис вам не нужен. Нет смысла терять время, каждый день не глядя удаляя подобные письма.

Если боитесь потерять контакты когда-то понравившегося магазина или сервиса, сейчас не актуального, сохраните ссылочки на сайты таких «рассыльщиков» в едином документе, например, в Evernote. Так вы всегда сможете найти нужное, но при этом освободите почту от вала лишних писем. Так же поступите с когда-то полезными для вас рассылками, которые потеряли актуальность. Вы ведь все равно многое не прочитываете, а просто складируете на случай «вдруг доберусь». Только будьте корректны, не направляйте такие письма в спам, ведь когда-то вы добровольно согласились получать информацию. А «спамирование» испортит карму автору рассылки и не избавит вас от входящих. Просто перейдите по ссылочке и отпишитесь.

Настраиваем систему фильтров и приоритетов

Если рассылка вам интересна, и вы хотите сохранить и упорядочить информацию, настройте автоматическую сортировку писем по определенным правилам. Для этого в поле поиска нажмите стрелочку «вниз», введите адрес эл. почты, для которого собираетесь установить фильтр, и выбирайте из множества вариантов, что делать с письмами с этого адреса: применить ярлык, удалять, отправлять в спам, всегда помечать как важное и прочее. Здесь же вы можете применить только что созданный фильтр ко всем входящим, чтобы уже полученные письма нашли свое место. Фильтров большое количество, не поленитесь разобраться с этой системой и вы сэкономите десятки часов своего времени.

Начинайте разгребать папочку «Входящие», уже применяя по ходу фильтры и отписываясь от неактуальных рассылок. Письма-уведомления, не требующие действий, можно удалять после прочтения. Если важно их сохранить, смело нажимайте всплывающую при наведении на письмо кнопку «архивировать». При этом письма перемещаются в папку «Вся почта», и вы очищаете папку «Входящие», ничего не удаляя. Такие письма позже можно найти, выполнив поиск.

Подумайте трижды, нужно ли вам на почту получать уведомления соцсетей о происходящих там действиях. Вы ведь и так туда регулярно «ходите», зачем захламлять ящик?

Если письмо важное, требует действий, но не требует ответа, оставьте его во «входящих» до совершения нужного действия. И не забудьте сразу занести дело в планировщик.

Кроме того, в настройках можно установить порядок, в каком будут выстраиваться входящие, чтобы письма из определенных категорий всегда были «выше» остальных.

Если письмо требует не только действий, но и ответа, пометьте его «звездочкой» — с такими нужно разбираться в первую очередь.

Использовать или нет многосложную систему значков и звездочек — вам решать, но опыт подсказывает, что через какое-то время из головы вылетает, что подразумевалось под зеленой звездочкой, и чем она отличается от желтенького восклицательного знака.

Секрет порядка: любое письмо — это действие

Итак, папку «Входящие» почистили. В дальнейшем не оставляйте поступающие письма без действий, а сразу определяйтесь, как с ними поступить. Подобно принципу ежедневной 15-минутной уборки, которая избавляет вас от тяжелых и объемных по времени «генеральных». Открыли письмо — обязательно решайте ПРЯМО СЕЙЧАС, что с ним сделать и как пометить.

Фишки при работе с почтой

И вот вам несколько фишечек-удобств для облегчения работы с почтой:

  • В настройках отметьте, чтобы при наведении на письмо всплывала кнопка «Отправить и архивировать». Так вы сможете сразу после прочтения отправлять письмо в архив без лишних телодвижений.
  • Собирайте письма со всех почтовых ящиков в один почтовый сервис.
  • Выключите чат в Gmail. Пусть почта будет только для почты.
  • В общих настройках есть классная функция «Отмена отправки». Время можно установить до 30 секунд. Иногда это может спасти вас, если вы поторопились с отправкой письма или случайно нажали кнопку «Отправить».
  • Если у вас нет возможности прочитать интересное письмо, а вы его уже открыли и боитесь про него забыть, пометьте его как непрочитанное. Тогда оно точно не потеряется.
  • Используйте «горячие клавиши» на самые частые действия. Это сильно ускорит обработку почты.
  • Помните, что в любом почтовом сервисе отлично работает поисковик. Не теряйте время, пытаясь вспомнить, где искать нужное письмо, а сразу смело забивайте в поиск известные данные (критериев много) и нужное письмо отыщет система.

И последнее. Обязательно определите время, когда вы будете проверять почту, и отключите оповещения, чтобы не дергаться на каждое входящее. Если ваша работа не связана с электронкой, достаточно будет трех заходов в день по 10-15 минут, чтобы проверить поступившие письма и раскидать их по папкам. Если почта — канал связи по работе, выделите себе 5 минут в час (строго определенные минуты!) на просматривание новых входящих. Не залипайте! Всё, не касающееся работы, подождет до вечера.

Проведите простейший аудит: посчитайте количество входящих писем за день. Сколько из них вы удалили, не читая? Сколько важных писем? По работе? Личных? Рекламных? Рассылочных? Сколько времени вы тратите в день на почту? Делайте подсчет в течение недели, заносите данные в табличку (в произвольной форме), потом проанализируйте. Тогда расхламление почты будет более осознанным и целенаправленным: по табличке сразу видно, какие категории входящих требуют особого внимания.

Пусть ваша почта станет идеальной системой хранения, а вы, с её помощью, более эффективными и всеуспевающими.

Понравилась статья? Расскажите подругам!

Афиша: расписание мероприятий

Смотрите нас на Youtube
Как избавиться от перфекционизма? Простые инструменты для работы над собой
Как стать хорошим руководителем? Главные качества сильного управленца
Как правильно вести бизнес? Как выстроить самостоятельную систему и обрести свободу?

При использовании любых материалов с этого сайта активная ссылка на источник обязательна.