Мой путь в бизнесе. Часть четвертая. К чему привел отпуск в Италии или массовые увольнения в моей команде

Прочитать первую, вторую и третью часть можно по этим ссылкам.

…Использовав всю свою харизму и навыки переговорщика, я уговариваю эту девушку работать в моей компании. Отсутствие опыта управления командой хотя бы в 20 человек меня не смущают. Гораздо важнее для меня ее потенциал, организаторские задатки, амбициозность и коммуникабельность.

Начинается новый этап: мы строим команду, пробуем наводить порядок в системе, мотивировать наших людей. За год прибавляется 15 человек. Оборот не глобально, но подрастает. Мы впервые встречаемся все вместе в оффлайн на корпоративе на острове Бали.

Спустя 3 месяца, как я родила Нику, я снова в строю. Всё классно. Все девочки замечательные и мы дружная команда. Проходит около года, мои люди работают самостоятельно и их не нужно постоянно контролировать. Все на своих местах, и у меня полное ощущение, что вот он — тот самый момент, когда я наконец могу выйти из оперативного управления, чтобы заняться стратегией, новыми продуктами, нетворкингом и всем важным.

Впервые за долгое время я отправляюсь в настоящий отпуск в Италию. Без ноутбука (такого со мной не было 7 лет) и с минимальной связью по телефону. Перед отъездом я даю задание сделать прототип клуба Успеваек: сравнить несколько вариантов структуры, пройдясь путем клиента, и предоставить мне разные версии клуба.

2 недели пролетают как один день. Я отдыхаю, команда работает, ученицы учатся, а деньги зарабатываются без моего участия — моя мечта сбылась! Возвращаюсь из отпуска счастливая, полная сил и… В первый же день обнаруживаю, что задача по клубу как бы выполнена, но всего лишь процентов на 30 от того, как я это видела.

Дизайнеру не дали четкого ТЗ и она посчитала, что всё сделала гениально. Просто потому, что она супер профессионал и ей видней. Управляющая посчитала, что одного варианта структуры более чем достаточно. И… никто особенно не думает об интересах компании.

Командная истерика, демотивация, «ты нас не уважаешь», «мы профессионалы и можем делать так, как видим, твое дело доверять и принимать» приводят к управленческому кризису и к самому важному осознанию. Я собрала команду фрилансеров, которые не связаны единой идеей. Они не понимают целей компании и работают каждый на себя. Любые изменения, коррекции, попытки внедрить правила, изменить систему мотивации проваливаются, потому что они считают себя звездами и людьми, на которых все держится. Первой увольняется управляющая, а за ней один за другим я увольняю или сами уходят еще 10 человек из моей команды… Была ли у вас такая ситуация, когда вроде все нормально, но вы понимаете, что уже выросли из своих штанишек и нужно кардинально менять подход к бизнесу, чтобы он рос?

К тому времени мы уже автоматизировали наши рабочие процессы: планировали задачи, хранили информацию, эффективно коммуницировали и продвигали свой бизнес с помощью эффективных IT-инструментов. Делюсь наработками↓

Список сервисов для управления задачами и оптимизации работы команды

№1 Wrike (выбор Airbnb, «Лаборатории Касперского», ЦУМ и др.)

Wrike позволяет назначать роли и создавать рабочее пространство для каждого отдела, ставить и обсуждать задачи, следить за их прогрессом и делиться файлами. В бесплатном тарифе может работать до пяти пользователей, объем облачного хранилища — 2 ГБ. В сервис можно интегрировать данные из Dropbox, Google Диска, Microsoft Office 365 и др. В платных версиях поддерживается расширенная интеграция других сервисов, объем облачного хранилища — от 5 ГБ. Можно отображать задачи проекта на диаграмме Ганта, получать еженедельные отчеты, разделять пользователей по группам с разным уровнем доступа, а также предоставлять доступ к задачам гостевым пользователям.

№2 LeaderTask (выбор Сбербанк, Билайн, Газпромбанк и др.)

Позволяет группировать задачи в проекты, создавать подзадачи и подпроекты, прикреплять файлы, писать комментарии и заметки. Поддерживает создание задач через отправку электронных писем с зарегистрированного аккаунта. Разработчики сервиса предлагают набор дополнительных инструментов: собственный почтовый клиент, диаграмма Ганта, матрица «Срочно-важно», «Лестница целей» и др. Интеграций сторонних сервисов в приложении нет. Стоимость: от 170 рублей в месяц, есть бесплатная версия.

№3 Мегаплан (выбор Альфа-банка, Ростелеком, «Единой России» и Академии «Время в порядке») 

Это очень простой и удобный сервис для управления задачами, который можно дополнить CRM-системой. Конфиденциальность и надежное хранение данных: серверное или облачное, с ежедневным резервным копированием. Понятный интерфейс, гибкие настройки и бесплатная оперативная техподдержка. Во всех версиях можно ставить задачи, контролировать их выполнение, составлять отчеты, обмениваться документами, работать с календарем, переписываться с сотрудниками в бизнес-чате. Количество пользователей и объем облачного хранилища не ограничен тарифными планами. Нашей Академии «Мегаплан» удобен еще и тем, что позволяет интегрировать данные с «1С» (в отличие от других сервисов).

№4 Todoist (выбор Apple, Google, Starbucks и др.)

Позволяет создавать подзадачи, объединять задачи в проекты, поддерживает приоритезацию. В платных версиях можно получать напоминания в самом сервисе или по электронной почте, настраивать тему, добавлять собственные метки к задачам, прикреплять файлы, комментировать, оценивать выполненные задачи. В версии «Бизнес» можно создавать команду и поручать выполнение задач сотрудникам, обмениваться комментариями, работать с шаблонами проектов. Todoist поддерживает Google Диск, Dropbox, Google Maps, Gmail, Outlook и др.сервисы.

№5 Pyrus (выбор Совкомбанк, Додо-пицца и др.)

Еще один сервис, который позволяет прикреплять к задачам файлы, связывать их между собой и эффективно взаимодействовать сотрудникам друг с другом. В бесплатной версии Pyrus может работать неограниченное число пользователей, но команда не может создать более ста задач. В платных версиях доступно неограниченное количество задач и по 10 ГБ облачного хранилища для каждого пользователя. Сервис поддерживает интеграцию данных из Google Диска, Dropbox, Box, OneDrive.

№6 Trello (выбор Adobe, National Geographic и др.)

Представляет собой канбан-доску со списками карточек, которым можно присваивать назначение и исполнителей, выставлять дедлайн, приглашать других участников и т.д. В карточки можно добавлять файлы, комментарии, чек-листы и ссылки. С помощью Trello можно наблюдать за прогрессом всех проектов или задач. В бесплатной версии размер вложенного файла не может превышать 10 МБ. В платных версиях доступны дополнительные инструменты для командной работы, а также предлагается повышенный уровень безопасности (например, двухфакторная аутентификация). Можно интегрироваться с десятками сервисов: Jira, Google Диск, Dropbox, Evernote… Минус в том, что доски Trello больше подходят для краткосрочного планирования, а с долгосрочным могут возникнуть сложности.

№7  GanttPro (выбор Sony, Nasa, DHL и др.)

Диаграмма Ганта позволяет планировать и управлять сложными многоуровневыми проектами. Очень удобно визуализирует процессы, создает взаимосвязи и зависимость между задачами. Можно выставлять дедлайны и процент завершения отдельных задач и проекта в целом, добавлять вехи, а также делиться созданным графиком Ганта с командой и с клиентами с правом просмотра или редактирования. А для более качественного управления проектами можно выставлять собственные рабочие дни и часы.

№8 Jira (выбор Ebay и др.)

Очень популярный продукт компании Atlassian. Сервис отлично справляется с постановкой задач и отслеживанием корректной работы на всех этапах разработки продукта. У Jira множество полезных функций и огромное количество дополнительных плагинов. В ней можно настроить и автоматизировать workflow для каждой задачи, отдельную систему оповещения и безопасности для каждого проекта. Jira поддерживает интеграцию данных из более чем 3000 сервисов.

Хранить внутреннюю базу знаний можно в Confluence (тоже разработка Atlassian). Она синхронизируется с тасками в Jira, благодаря чему работать становится проще даже новичкам в команде. А еще она позволит вам поддерживать порядок в документах, потому что построена по принципу Википедии. Часть информации можно сделать доступной для сторонних пользователей. Это позволит создавать понятные и полезные инструкции для ваших клиентов.

№9 Битрикс24 (крупнейший международный проект, более 4 млн.клиентов по всему миру)

Включает в себя таск-менеджмент, планирование проектов и времени их выполнения, визуализацию информации на календаре, возможность делиться документами, создавать виртуальные рабочие группы и получать уведомления. Команда до 12 человек может пользоваться сервисом бесплатно. Также в бесплатной версии доступны составление списков задач, канбан-доска, шаблоны задач, диаграмма Ганта, конструктор отчетов, планирование сроков и др. В платных версиях у сервиса очень широкие возможности. Его можно использовать как CRM-систему, контакт-центр, конструктор сайтов и т.д.

Кроме этих, существуют еще сотни достойных приложений для управления проектами. Организовав работу в одном из них, вы сможете контролировать рабочие процессы, объединять под одной крышей своих людей и поддерживать темп, который позволит вам конкурировать на рынке и занять достойную позицию в своей нише.

Продолжение следует…

Понравилась статья? Расскажите подругам!

Афиша: расписание мероприятий

Смотрите нас на Youtube
Как избавиться от перфекционизма? Простые инструменты для работы над собой
Как стать хорошим руководителем? Главные качества сильного управленца
Как правильно вести бизнес? Как выстроить самостоятельную систему и обрести свободу?

При использовании любых материалов с этого сайта активная ссылка на источник обязательна.