Мой путь в бизнесе. Часть вторая. Личный помощник

(начало см. в предыдущей статье)

Когда я открыла свой второй бизнес (обучающий онлайн-проект «Валим из офиса»), я настояла на том, чтобы мы с моим партнером взяли себе личного помощника. Девушку, которая будет выполнять мелкие поручения и избавит нас от всей рутины.

Помощницу мы нашли без особых проблем, а потом началось все самое интересное.

Мне казалось, что человек, который пришел работать на определенную должность, должен сам понимать, как отправлять рассылку или как публиковать статьи. У нее не должно быть проблем со звонками клиентам. У нее должен быть художественный вкус. Она найдет любого фрилансера, если не будет справляться сама и вовремя доложит о возникшей проблеме.

Но на деле оказалось, что наша помощница не гуру тайм-менеджмента, и если в ее расписании стояло больше пяти задач, она уже была в ауте. Художественный вкус, проактивность и владение какими-то специализированными сервисами (типа рассылки) были ей абсолютно чужды и мы оказались перед выбором: учить, подтягивать или менять ее на другого помощника.

Мы решили учить. Целый год промучились, объясняя азы профессии и пытаясь привить внимательность, проактивность, жилку оптимизации и умение планировать. Лучше всего дело пошло с планированием, а с остальным был ооочень медленный, почти невидимый прогресс (если не провал).

Тогда мне пришло пару откровений.

Во-первых, личный помощник прежде всего должен быть внимательным, организованным ПО ПРИРОДЕ, вместе с тем активным и усидчивым человеком. Если он не такой — обучать этому долго, сложно, а в некоторых случаях совершенно бесполезно.

Во-вторых, личный помощник не всегда обладает специальными навыками. Пытаться навесить на него функции продавца, дизайнера, копирайтера, курьера, юриста и всех остальных можно, но результат в 97% случаев будет плачевный. Все таки его зона ответственности — это простые поручения, не требующие специального образования: найди, ответь, запиши, напомни, расшифруй, договорись, оформи, настрой и т.д.

Я как сейчас помню тот промозглый апрельский день, когда сидя на диване, закутавшись в плед, с ноутом на коленях, впервые опубликовала «взрослое» объявление и довольно быстро нашла «ту самую» личную помощницу.

На что обращать внимание при выборе личного помощника?

Обязательно смотрите на его личные качества:

  1. Структурированность.

Правильный помощник — это фундаментальный Человек-Система. Аккуратная организация рабочего времени, четкое соблюдение дедлайнов — обязательны. Не советую брать в помощники супер творческую личность — для них есть более подходящие должности (дизайнер, копирайтер, контент-менеджер).

  1. Высокая скорость мышления.

Характер невозмутимый, нордический. Быстрота реакции, сообразительность, способность сохранять выдержку и принимать взвешенные решения в сжатые сроки.

  1. Умение находить и обрабатывать нужную информацию.
  2. Проактивность — когда вас не дергают по малейшему поводу вопросами: «А как это делается? А где это можно посмотреть?»
  3. Возможность быть постоянно на связи (многодетные мамы с грудными детьми вряд ли подойдут).

Как распознать «правильного» помощника еще на этапе собеседования?

  1. Составьте такое тестовое задание, которое максимально охватит ВЕСЬ функционал помощника (в каждом проекте он будет свой). Разбейте задание на 2 части.
  2. Первую часть задания отдайте в работу ДО собеседования (с дедлайном в 1 день).
  3. На собеседовании задавайте вопросы с подвохом, которые раскроют вам истинные планы и намерения соискателя:

— Чем бы занимались, если бы не надо было думать о деньгах?

— Что любите делать больше всего?

— Где хотите оказаться через год?

— Чем вы гордитесь?

  1. По результатам собеседования выберите 3 лидеров и дайте им в работу вторую, более сложную часть тестового задания с дедлайном 1 — 2 дня.
  2. Обращайте внимание, насколько вам эмоционально комфортно общаться друг с другом.

Разумеется, это не всё!

Есть еще золотые правила по выстраиванию максимально эффективного взаимодействия с личным помощником уже во время работы. Важно уметь правильно поставить задачу, четко сформулировать техзадание и грамотно контролировать нового сотрудника. Для этого следует прописать должностную инструкцию помощника, составить чек-листы и шаблоны его действий, чтобы избежать форс-мажоров и минимизировать возможные риски принятия самостоятельных решений вашего сотрудника.

***

Казалось, мы взяли того самого человека, который взял на себя всю рутину, но… Почему-то мы с моим партнером по бизнесу продолжили постоянно работать.

Мы заменяли собой всех остальных: кураторов, копирайтеров, продажников, маркетологов, управляющих и многих других, уговаривая себя, что «пока не время» и мы еще недостаточно выросли, чтобы начинать строить большую команду…

Глядя назад, сейчас я понимаю, что именно это стало основной причиной остановки роста оборота моего второго проекта. Мы словно уперлись в потолок и никак не могли начать зарабатывать больше, потому что количество дел на тот момент было выше наших возможностей.

Продолжение читайте в следующей статье.

Понравилась статья? Расскажите подругам!

Афиша: расписание мероприятий

Смотрите нас на Youtube
Как избавиться от перфекционизма? Простые инструменты для работы над собой
Как стать хорошим руководителем? Главные качества сильного управленца
Как правильно вести бизнес? Как выстроить самостоятельную систему и обрести свободу?

При использовании любых материалов с этого сайта активная ссылка на источник обязательна.