Делегировать работу

Делегирование задач: кому и какие задачи делегировать?

Привет, девочки!

Хочу начать с глубокой, как мне кажется, мысли: «В каждой минуте есть что-то прекрасное, например, счастье». Смысл в том, что можно тратить своё время на удовольствие, свободу и счастье, а можно на ворох дел, «которые можешь сделать только ты».

Проснулась утром, сделала одно, другое, третье, не успела оглянуться, а день-то и закончился. Ещё несколько лет назад, каждый мой день проходил так. Я делала кучу дел и по бизнесу, и по дому, а в итоге – стояла на месте и не двигалась, если не отступала назад и погрязала в ворохе дел.

Потом я поняла, что свобода – это прекрасно. Время, которое ты тратишь, только на то, что приносит тебе удовольствие – это здорово. А делегирование задач – необходимость, чтобы развиваться и жить полноценной жизнью.

Примерно 25% — 40% дел, которые делаете вы, может выполнять кто-то другой. Я сейчас делегирую 95% своих ежедневных дел и чувствую себя и выгляжу прекрасно, а бизнес только в гору пошел. Сегодня расскажу, как я к этому пришла, кому делегировать обязанности и какие типы задач нужно передавать.

Что дает делегирование?

Сначала нужно ответить на этот вопрос. Я уже слышу ваши возмущенные восклицания: «Я сделаю лучше», «Делегировать – это дорого», «Никто лучше меня не сделает», «Сделают, а мне придется переделывать», «Я уже пробовала, мне сделали ужасно, да еще денег содрали, да ещё расстроилась».
Девочки, сбавьте обороты и послушайте. Во-первых, не хочу вас расстраивать, но сделают и лучше вас, и быстрее. Во-вторых, то, что вы можете получить решенную задачу, не потратив свое время – стоит потраченных денег.

Что дает нам делегирование

Что еще дает нам делегирование:

  • Свободу. Мы можем заниматься тем, что действительно нравится, не отвлекаясь на рутинные дела. Для руководителя компании возможность делегировать работу – шанс продумать стратегию развития компании, заняться своим развитием.
    Также делегирование полномочий – отличный способ отдохнуть. Для продуктивности важно чередовать работу и отдых. Только в таком случае вы будете получать удовольствие от процесса работы;
  • Более качественное и профессиональное решение задач.
    Даже, если у вас несколько образований и вообще вы многорукий многоног, то сделать качественно всё, вы не сможете. Или у вас займет это большее количество времени, чем вы планировали. Гораздо проще передать задачу специалисту.
  • Возможность сформировать команду. Когда ищете помощника, подчиненного, ассистента, которому планируете передать работу, просматриваете тысячи вариантов. И в конце – находите тех, с кем вам приятно и комфортно работать, в ком вы не сомневаетесь – команду специалистов.
  • Увеличить прибыль компании и вашу собственную. Правильное делегирование – когда каждый занимается своим делом, работает и получает удовольствие на благо компании.

Как делегировать задачи?

Пока вы убеждаете себя, что вы – человек-оркестр и сами со всем справитесь, ваше время утекает, а жизнь проходит мимо. Чтобы обрести свободу, о которой я говорила, нужно соблюдать правила делегирования:

  1. Составить список задач, которые можно делегировать, а которые нет. Просмотрите его несколько раз. Выделите задачи, которые можете выполнить только вы, и которые можно передать другим.
  2. Найти помощника. Вы можете передать обязанности и полномочия сотруднику в вашей компании, члену вашей семьи или компании на аутсорсинге.
  3. Правильная постановка задач. Когда поиски сотрудника закончены, вам важно четко и максимально понятно объяснить человеку, что от него требуется.
  4. Контролируйте. Мало передать выполнение задачи другому человеку. Необходимо получить результат. А без должного контроля хорошего результата не будет. Отслеживая деятельность сотрудника, вы можете заметить новые пути развития, могут появиться новые идеи.
  5. Отвечайте на вопросы. Человек, которого вы нанимаете, скорее всего специалист, но всего знать он не может. Вам важно доступно донести до него цели компании, ваши ценности и его задачи. Если в процессе работы, он будет задавать вопросы – отлично. Это значит, что ваш помощник заинтересован в том, чтобы эффективно выполнить поставленную задачу.
  6. Вместе с задачами делегируйте и ответственность. И не передавайте ответственность без полномочий. Ваш помощник должен понимать, что работа, которую ему поручили, серьезная.

Какие задачи можно делегировать?

Неплохо, правда, когда у вас есть свободное время для работы над собой, своим проектом, а рутинные дела не мешают? Я на этом вопросе собаку съела. Ни один год взваливала на себя всё: уборку, готовку, семью, работу. Угадайте, что случилось потом – я устала. Поняла, что большую часть этих дел совсем необязательно выполнять…мне.

Я определила список задач, которые могу выполнять только я, в которых я компетентна, выполнение которых доставляем мне удовольствие. Их и оставила для себя, а остальные 95% раздала другим.

Мой вам совет – делегируйте всё, что можете. А то, что не можете, ещё раз пересмотрите и тоже делегируйте. Если подходить к вопросу делегирования с более научной точки зрения, то выделяют 5 типов задач, которые можно и нужно делегировать:

  1. Небольшие, рутинные дела. Обычно мы даже не думаем, о том, чтобы делегировать их кому-то, а беремся и делаем сами: выбросить мусор, забронировать отель, купить билеты. Про них ещё можно сказать «быстрее сделать самому, чем искать помощника». Только вот у таких дел есть неприятное качество – они накапливаются и воруют наше время.
  2. Задачи, которые может сделать кто угодно, для которых не нужны особые навыки, но делаете их вы. Например, внести данные в таблицу, написать приглашение каждому гостю, отправить почту. Их всегда можно поручить либо другому сотруднику, либо члену семьи.
  3. Задачи, требующие много времени. Это может быть работа действительно, требующая вашего присутствия, но в самом конце. Ваш ассистент может обратиться к вам за советом или когда будет необходимо оценить результат.
  4. Задачи, которые можно стандартизировать. Это те дела, на которые достаточно потратить немного времени и усилия, составить алгоритм решения и всё. Решение найдено, а порядок работы может применяться ещё не раз.
  5. Срочные дела. Когда у вас важная встреча с партнерами, то вы вполне можете отправить подчиненного на вокзал встретить ваших родственников или попросить няню забрать детей из сада.

Примеры делегирования задач могут быть следующие: отнести письма на почту, заказать билеты, создать и наполнить сайт, снять фото или видео, отвезти ребенка в садик, приготовить обед и купить продукты. Этот список можно продолжать бесконечно, дополняя мелкими делами и делами побольше.

И руководителям бизнеса, и домохозяйкам можно и нужно делегировать, но, к сожалению, а может и, к счастью, не все дела можно поручить другому человеку.

Задачи, которые нельзя делегировать:

1. Задачи, результат которых зависит лично от вас, которые никто кроме вас выполнить не сможет. В бизнесе это будут постановка целей, формирование стратегии компании, награждение и премии. Если вы мама, то вы никак не можете делегировать общение с ребенком.
2. Делегирование делегирования. Да, именно так. У вас в подчинении могут быть сотрудники, который будет заниматься поиском помощников, но задачи, сроки, цели должны быть согласованы лично с вами.
3. Контроль. Вы передали обязанности и расслабились. Через указанный срок ассистент показывает результат, а там…Остается только хвататься за голову и плакать о том, что недосмотрели, недоконтролировали. Контролировать выполнение задач можете только вы. Договоритесь с сотрудником о точках промежуточного контроля, отчетах.
4. Конфиденциальные дела и задачи, связанные с большими финансовыми затратами. Вторая часть этого пункта больше относится к владельцам бизнеса.

Чтобы жить в балансе с собой, в удовольствие, а не упахиваться от кучи задач, весь ворох дел вам нужно разложить по пунктам, о которых я рассказала и без зазрения совести начать искать исполнителя.

Кому делегировать задачи?

Самая важная часть делегирования – поиск помощников. Это могут быть члены вашей семьи, дети, подчиненные или фрилансеры, которые могут работать, как офлайн, так и онлайн.

Когда я только начинала свой путь в делегировании, то очень много раз натыкалась не на тех людей. Меня обманывали, брали деньги и не выполняли работу, просто пропадали. Да, случилось всё то, чего вы так боитесь. Но я продолжила искать, дольше присматривалась и всё-таки нашла людей, которым я доверяю большую часть обязанностей.

Чтобы найти хорошего сотрудника, нужно:

  1. Смотрите на отзывы, кейсы, рейтинг. Ищите человека с хорошими рекомендациями. Вы можете сами заниматься поиском или попросить об этом других – делегировать. Но перед началом работы всегда встречайтесь с кандидатом, чтобы обсудить цели, задачи и план работ.
  2. Назначьте испытательный срок. За 1-2 месяца вам станет понятно, что за человек ваш новый сотрудник, можно ли на него положиться. Если на испытательный срок нет времени, дайте кандидату на должность помощника тестовое задание.
  3. Не платите всю сумму. Сперва заплатите 50%, а оставшуюся часть после выполнения работы. Так вы не только обезопасите себя, но замотивируете сотрудника работать.
  4. Об этом следующий пункт – мотивируйте. Когда вы нашли сотрудника, вы доверяете ему и довольны его работой, мотивируйте его работать ещё эффективней. Придумайте систему премий и награждений. Доказано, что прибыль компании, где сотрудники работают за процент от сделки, выше, чем когда все на только окладе.
  5. Помните, что вы платите не за работу, а за время, которое он потратил, а вы нет. Даже, если сначала цена кажется завышенной, но человек – специалист в своем деле, то стоимость полностью окупиться.
  6. Отказывайтесь от работы с человеком, если он вас не устраивает. Как можно быстрее. Иногда это сделать сложно, понимаю, но так вы быстрее начнете поиски другого помощника и быстрее облегчите себе жизнь.
  7. Ищите тех, с кем вам комфортно. Человек может быть суперспециалистом, но вы не сходитесь во взглядах и вам неудобно вместе работать, процесс идет туго, задачи решаются через конфликты. А когда вы уверены в профессионализме помощника и вам приятно общаться с ним, работа будет идти легче и быстрее.

Вы можете искать сотрудников среди знакомых по сарафанному радио, разместив пост в Инстаграм, среди родственников или пользуясь специальными сервисами. Я подготовила подборку сайтов и сервисов, где вы можете найти помощников:

  1. work-zilla.com — на этом сайте можно найти удаленных помощников, которые отлично справятся с несложной работой: дизайнеров, копирайтеров, переводчиков и др. (задание от 150 р.);
  2. fl.ru — сюда стоит обращаться, если нужен специалист оналйн с опытом работы. На этом сайте вы также найдете: дизайнеров, программистов, маркетологов и проч.;
  3. yourbees.ru — сайт для поиска удаленных помощников. Основное отличие — почасовая оплата. Здесь вы сможете найти фрилансера на любой запрос. Час работы — 300 р.;
  4. youdo.com — сервис для поиска специалистом незаменимых в быту: курьеров, грузчиков и проч. (Москва, Питер);
  5. kabanchik.ua —  аналог youdo в Украине;
  6. pomogatel.ru — на этом сайте вы сможете найти няню и учителя по английскому. Отличный сервис для поиска домашнего персонала + репетиторов (вся Россия).

Я сама не раз пользовалась этими ресурсами. Здесь я нашла людей, которым смогла делегировать большую часть своих обязанностей. Подробнее о сервисах поиска помощников рассказала в видео.

Делегирование – важная часть жизни. Этот инструмент работает и в жизни, и в бизнесе. Посмотрите на любого успешного человека. Вот он, яркий пример делегирования. Человек занимается только тем, что ему нравится, развивается и как личность, и как бизнесмен, специалист, эксперт. У него есть время, чтобы заниматься своей работой, зарабатывать.
В этом основной плюс делегирования. Вы отсекаете, убираете из жизни всё лишнее и оставляете только то, что вам действительно по душе.

Кому делегировать задачи

Делать первые шаги в делегировании нелегко и даже страшно. Я уж точно знаю. Как начать делегировать и как делать это правильно я рассказываю на курсе «ТаймБаланс». Учу через свой горький опыт. Я прошла все стадии делегирования от «я сделаю всё сама», до «как же здорово, что я это больше не делаю».

Раньше я взваливала на себя кучу обязанностей, рабочих и домашних дел, зарывалась в них, а потом не могла выбраться, выматывалась и теряла энергию, запал. Я решила начать делегировать, но долго сомневалась, искала подходящих людей, ошибалась, теряла деньги, но продолжала идти дальше. К свободе и удовольствию.

Сейчас я нашла помощников, сформировала команду. Часть из них работает удаленно, часть вместе со мной. Я полностью доверяю этим людям и работу, и домашние дела. Я счастлива, что могу получать удовольствие от жизни и работы.

Я верю, что и у вас обязательно получится.

Понравилась статья? Расскажите подругам!
Оставить комментарий:

  1. Будьте готовы поддержать того, кому вы делегировали задачу. Даже самый самостоятельный и компетентный сотрудник нуждается в поддержке босса хотя бы для того, чтобы быть уверенным в том, что босс все еще считает его самостоятельным и компетентным.

  2. Проседание, затирание, провисание нарушение герметичности (продув, сквозняк) оконных створок – это конечно обычное явление, какое со временем возникает во абсолютно всех металлопластиковых окнах и дверях. И их соответственно нужно регулировать (обслуживать), для того чтобы избежать, в последующем, дорогостоящего проведения ремонта.
    Это в целом как в авто процесс прохождения тех осмотра : когда к сроку не поменять масло, не ликвидировать стук или инородный шум – результаты могут быть печальными либо трагическими. (в частности замена масла раз в год или раз в 10000 км. – по стоимости к примеру 957 грн. А починка двигателя обходится 9557 грн.) У нас мастерят высокопроффесиональные умельцы, те которые помогут уладить любую проблему и удовлетворить даже самого прихотливого клиента Заказывайте ремонт пластиковых окон киев у нас, у проффесионалов. Заказать регулировка пластиковых окон киев у проффесионалов.

  3. Та-а-а-ак!
    1). Мыть и пылесосить пол.
    Вообще это мужнино дело, но муж тоже не жаждет такой работы.
    2 часа в неделю.
    Делегирование — покупка роботов-пылесосов.
    2). Мыть окна — сезонная работа, 2 раза в год.
    Разовое дело — 3 часа.
    Делегирование — нанять разового помощника.
    3). Ходить пешком от метро до дома или работы (или ещё куда).
    Каждый день от 25 минут.
    Делегирование — купить самокат.
    4). Неожиданно для себя подумала (после видео) также про поиск информации:
    Давно висит дело — составить сравнительную таблицу компаний по накопительному страхованию жизни.
    Предполагаю 3 часа.
    Делегирование — найти разового помощника.
    5). Готовка (люблю готовить по вдохновению, а не потому, что надо).
    Возможное делегирование в зависимости от финансовой ситуации — покупка готовой еды в кулинарии. Покупка уже нарезанных овощей в вакуумной упаковке. Питание в столовой, кафе.

  4. Аня, в очередной раз убеждаюсь, что пока хватаешься за голову и кричишь «ааа, я ничего не успеваю», то дело никуда не движется, а надо сесть и просто написать, что именно не так 🙂 Спасибо тебе за задание. У меня получилось:

    по дому:
    — мыть посуду — ежедневно около 1,5 часов — купим посудомойку
    — мыть пол и вытирать выль — 2 р в неделю по 1 часу — помощница
    — гладить одежду — 1 р в неделю 1 час — помощница

    по шитью
    — раскрой изделия — у меня занимает много времени, 5-6 часов — доверить профессионалу

    с ребенком
    — гулять — 1 р в день 1,5-2 часа — няня? или частный детский сад на полдня?

    • Вот это я понимаю, подход к делу!

  5. Анечка, я подумала, что мне можно делегировать, и насчитала всего два пункта: убирать в квартире и водить ребенка на тренировки. С таким успехом времени у меня будет экономиться не так уж много. Хотелось бы еще что-то придумать. Может, мне просто не приходит в голову что-то на самом деле очевидное… Очень интересен твой опыт. Поделись, пожалуйста, что лично ты делегируешь сейчас, как мама? И что делегировала до рождения доченьки? Большое тебе спасибо заранее.

    • Алия, самый простой вариант- пробегитесь внутренним взором по своему дню и неделе и выпишите все что вы делаете — вплоть до бытовых мелочей! И тогда уж точно найдется куча того, что можно делегировать! Я, например, делегирую покупку продуктов (к нам приезжает дядечка с органической фермы) Кучу всего по бизнесу делегирую- начиная с поиска и сортировки информации, кончая техническими моментами

      • Поиск информации тоже можно делегировать?!! Это для меня открытие!

        • Конечно) можно даже заказ столика в ресторане делегировать заказать)

  6. Не нравится делать:

    1/ варить, придумывать что варить семье

    2/ менять сезонные вещи: уборка летних вещей(надо приветси их в порядок) -доставание зимних и наоборот

    3/ ремонт одежды/зашивание и т.д.

  7. Аня, отвечаю сразу после просмотра ролика о делегировании.
    Мне не нравится делать по дому уборку (около 5 часов в неделю в общей сложности),

    глажка (2 часа в неделю),

    убирать игрушки, краски, пластилин (15 минут в день),

    нравится, но затратно по времени гулять с ребенком 2 часа в день (я не уверена, что хочу это делегировать на 100%, может только пару дней в неделю);

    водить дочку на танцы и рисование 6 часов в неделю — это мое драгоценное время, пока получается несистемно делегировать (то я, то муж, то бабушка — когда как).

    Отнимает время поиск подходящих билетов, 1 раз в 1,5-2 месяца. Иногда это занимает несколько часов (!!!), редко, но бывало и такое.

    Не готова впустить чужих людей в дом для уборки или отправить ребенка с чужой тетей гулять. Неприятный опыт с клининговой компанией — мало того, что плохо помыли, так еще и почистили коробку с милыми сердцу безделушками (подсвечники — моя коллекция, которую я собираю в путешествиях много лет). Доказать ничего не удалось.

    Жду следующего ролика 🙂 И поздравляю с рождением малышки!!!

    • Спасибо большое за поздравления) Неприятный опыт с одной компанией- это не повод поставить крест на остальных! Если тебя бросил один мужчина абсолютно не значит, что бросит следующий!То же самое с няней- можно найти не чужую тетю!
      Там еще одно задание есть- какой тип делегирования подходит- по каждому из пунктов это нужно расписать!

Смотрите нас на Youtube
Как избавиться от перфекционизма? Простые инструменты для работы над собой
Как стать хорошим руководителем? Главные качества сильного управленца
Как правильно вести бизнес? Как выстроить самостоятельную систему и обрести свободу?