Как навести порядок в электронном почтовом ящике

Представьте, что из вашего шкафа убрали полки. И всё содержимое теперь лежит в одной куче. Насколько больше вы потратите времени, чтобы выудить нужную вещь на свет божий, и как это захламленное пространство будет влиять на вашу психику — даже говорить не приходится. Так же неорганизованные и загроможденные виртуальные хранилища становятся черными дырами, куда утекают энергия и время.

Безумный шкаф или идеальная система хранения

Почта может быть тем безумным шкафом, в котором нет полок, а может стать идеальной системой хранения, которая направит поток входящей информации именно так, как удобно вам. Конечно, чтобы понять «удобно / не удобно», придется тестировать разные варианты настроек и потратить некоторое количество времени на организацию почтового пространства.

Сложность и разнообразие настроек зависит от того, насколько интенсивна ваша переписка. Если вы, в основном, получаете рассылки от магазинов / блогеров и личные письма, а по работе почту используете мало, делать разветвленную систему настроек нет смысла. Если же почта для вас — мощный рабочий инструмент и вы поддерживаете связь с десятками важных людей, а параллельно еще учитесь и ведете блог (и все системные сообщения дублируются на почту), то нужно сделать все, чтобы не утонуть в этом море «входящих». Исходим из того, что вы УЖЕ почтой пользуетесь, поэтому азов в статье не будет.

План генерального сражения с морем входящих

Независимо от того, в каком состоянии сейчас ваш почтовый ящик, будем действовать по нескольким направлениям:

  1. Расчистим имеющийся хлам писем.
  2. Отпишемся от неактуальных / надоевших / скучных подписок.
  3. Отсортируем письма по папкам, разберемся с приоритетами, настроим автоматику.

Кроме того, мы поделимся с вами рядом фишечек, чтобы облегчить вашу «емэйльную» жизнь.

Делим входящие на категории, избавляемся от ненужного

Чтобы расчищать хлам, нужно условно поделить входящие на несколько категорий (независимо от тематики):

  • письма, требующие действий;
  • письма, требующие действий и ответа;
  • письма с важной информации, но не требующие действий и ответа;
  • уведомления (информация, с которой просто нужно познакомиться);
  • письма-рассылки;
  • спам и реклама

Спам и рекламу не удаляйте просто так. Спросите себя, откуда это взялось и СРАЗУ ЖЕ отписывайтесь, если магазин или сервис вам не нужен. Нет смысла терять время, каждый день не глядя удаляя подобные письма.

Если боитесь потерять контакты когда-то понравившегося магазина или сервиса, сейчас не актуального, сохраните ссылочки на сайты таких «рассыльщиков» в едином документе, например, в Evernote. Так вы всегда сможете найти нужное, но при этом освободите почту от вала лишних писем. Так же поступите с когда-то полезными для вас рассылками, которые потеряли актуальность. Вы ведь все равно многое не прочитываете, а просто складируете на случай «вдруг доберусь». Только будьте корректны, не направляйте такие письма в спам, ведь когда-то вы добровольно согласились получать информацию. А «спамирование» испортит карму автору рассылки и не избавит вас от входящих. Просто перейдите по ссылочке и отпишитесь.

Настраиваем систему фильтров и приоритетов

Если рассылка вам интересна, и вы хотите сохранить и упорядочить информацию, настройте автоматическую сортировку писем по определенным правилам. Для этого в поле поиска нажмите стрелочку «вниз», введите адрес эл. почты, для которого собираетесь установить фильтр, и выбирайте из множества вариантов, что делать с письмами с этого адреса: применить ярлык, удалять, отправлять в спам, всегда помечать как важное и прочее. Здесь же вы можете применить только что созданный фильтр ко всем входящим, чтобы уже полученные письма нашли свое место. Фильтров большое количество, не поленитесь разобраться с этой системой и вы сэкономите десятки часов своего времени.

Начинайте разгребать папочку «Входящие», уже применяя по ходу фильтры и отписываясь от неактуальных рассылок. Письма-уведомления, не требующие действий, можно удалять после прочтения. Если важно их сохранить, смело нажимайте всплывающую при наведении на письмо кнопку «архивировать». При этом письма перемещаются в папку «Вся почта», и вы очищаете папку «Входящие», ничего не удаляя. Такие письма позже можно найти, выполнив поиск.

Подумайте трижды, нужно ли вам на почту получать уведомления соцсетей о происходящих там действиях. Вы ведь и так туда регулярно «ходите», зачем захламлять ящик?

Если письмо важное, требует действий, но не требует ответа, оставьте его во «входящих» до совершения нужного действия. И не забудьте сразу занести дело в планировщик.

Кроме того, в настройках можно установить порядок, в каком будут выстраиваться входящие, чтобы письма из определенных категорий всегда были «выше» остальных.

Если письмо требует не только действий, но и ответа, пометьте его «звездочкой» — с такими нужно разбираться в первую очередь.

Использовать или нет многосложную систему значков и звездочек — вам решать, но опыт подсказывает, что через какое-то время из головы вылетает, что подразумевалось под зеленой звездочкой, и чем она отличается от желтенького восклицательного знака.

Секрет порядка: любое письмо — это действие

Итак, папку «Входящие» почистили. В дальнейшем не оставляйте поступающие письма без действий, а сразу определяйтесь, как с ними поступить. Подобно принципу ежедневной 15-минутной уборки, которая избавляет вас от тяжелых и объемных по времени «генеральных». Открыли письмо — обязательно решайте ПРЯМО СЕЙЧАС, что с ним сделать и как пометить.

Фишки при работе с почтой

И вот вам несколько фишечек-удобств для облегчения работы с почтой:

  • В настройках отметьте, чтобы при наведении на письмо всплывала кнопка «Отправить и архивировать». Так вы сможете сразу после прочтения отправлять письмо в архив без лишних телодвижений.
  • Собирайте письма со всех почтовых ящиков в один почтовый сервис.
  • Выключите чат в Gmail. Пусть почта будет только для почты.
  • В общих настройках есть классная функция «Отмена отправки». Время можно установить до 30 секунд. Иногда это может спасти вас, если вы поторопились с отправкой письма или случайно нажали кнопку «Отправить».
  • Если у вас нет возможности прочитать интересное письмо, а вы его уже открыли и боитесь про него забыть, пометьте его как непрочитанное. Тогда оно точно не потеряется.
  • Используйте «горячие клавиши» на самые частые действия. Это сильно ускорит обработку почты.
  • Помните, что в любом почтовом сервисе отлично работает поисковик. Не теряйте время, пытаясь вспомнить, где искать нужное письмо, а сразу смело забивайте в поиск известные данные (критериев много) и нужное письмо отыщет система.

И последнее. Обязательно определите время, когда вы будете проверять почту, и отключите оповещения, чтобы не дергаться на каждое входящее. Если ваша работа не связана с электронкой, достаточно будет трех заходов в день по 10-15 минут, чтобы проверить поступившие письма и раскидать их по папкам. Если почта — канал связи по работе, выделите себе 5 минут в час (строго определенные минуты!) на просматривание новых входящих. Не залипайте! Всё, не касающееся работы, подождет до вечера.

Проведите простейший аудит: посчитайте количество входящих писем за день. Сколько из них вы удалили, не читая? Сколько важных писем? По работе? Личных? Рекламных? Рассылочных? Сколько времени вы тратите в день на почту? Делайте подсчет в течение недели, заносите данные в табличку (в произвольной форме), потом проанализируйте. Тогда расхламление почты будет более осознанным и целенаправленным: по табличке сразу видно, какие категории входящих требуют особого внимания.

Пусть ваша почта станет идеальной системой хранения, а вы, с её помощью, более эффективными и всеуспевающими.

Понравилась статья? Расскажите подругам!
Оставить комментарий:

Подпишись на рассылку
и получай свежие статьи первой
мы в соц.сетях
Контакты