Мой путь в бизнесе. Часть вторая. Личный помощник
(начало см. в предыдущей статье)
Когда я открыла свой второй бизнес (обучающий онлайн-проект «Валим из офиса»), я настояла на том, чтобы мы с моим партнером взяли себе личного помощника. Девушку, которая будет выполнять мелкие поручения и избавит нас от всей рутины.
Помощницу мы нашли без особых проблем, а потом началось все самое интересное.
Мне казалось, что человек, который пришел работать на определенную должность, должен сам понимать, как отправлять рассылку или как публиковать статьи. У нее не должно быть проблем со звонками клиентам. У нее должен быть художественный вкус. Она найдет любого фрилансера, если не будет справляться сама и вовремя доложит о возникшей проблеме.
Но на деле оказалось, что наша помощница не гуру тайм-менеджмента, и если в ее расписании стояло больше пяти задач, она уже была в ауте. Художественный вкус, проактивность и владение какими-то специализированными сервисами (типа рассылки) были ей абсолютно чужды и мы оказались перед выбором: учить, подтягивать или менять ее на другого помощника.
Мы решили учить. Целый год промучились, объясняя азы профессии и пытаясь привить внимательность, проактивность, жилку оптимизации и умение планировать. Лучше всего дело пошло с планированием, а с остальным был ооочень медленный, почти невидимый прогресс (если не провал).
Тогда мне пришло пару откровений.
Во-первых, личный помощник прежде всего должен быть внимательным, организованным ПО ПРИРОДЕ, вместе с тем активным и усидчивым человеком. Если он не такой — обучать этому долго, сложно, а в некоторых случаях совершенно бесполезно.
Во-вторых, личный помощник не всегда обладает специальными навыками. Пытаться навесить на него функции продавца, дизайнера, копирайтера, курьера, юриста и всех остальных можно, но результат в 97% случаев будет плачевный. Все таки его зона ответственности — это простые поручения, не требующие специального образования: найди, ответь, запиши, напомни, расшифруй, договорись, оформи, настрой и т.д.
Я как сейчас помню тот промозглый апрельский день, когда сидя на диване, закутавшись в плед, с ноутом на коленях, впервые опубликовала «взрослое» объявление и довольно быстро нашла «ту самую» личную помощницу.
На что обращать внимание при выборе личного помощника?
Обязательно смотрите на его личные качества:
- Структурированность.
Правильный помощник — это фундаментальный Человек-Система. Аккуратная организация рабочего времени, четкое соблюдение дедлайнов — обязательны. Не советую брать в помощники супер творческую личность — для них есть более подходящие должности (дизайнер, копирайтер, контент-менеджер).
- Высокая скорость мышления.
Характер невозмутимый, нордический. Быстрота реакции, сообразительность, способность сохранять выдержку и принимать взвешенные решения в сжатые сроки.
- Умение находить и обрабатывать нужную информацию.
- Проактивность — когда вас не дергают по малейшему поводу вопросами: «А как это делается? А где это можно посмотреть?»
- Возможность быть постоянно на связи (многодетные мамы с грудными детьми вряд ли подойдут).
Как распознать «правильного» помощника еще на этапе собеседования?
- Составьте такое тестовое задание, которое максимально охватит ВЕСЬ функционал помощника (в каждом проекте он будет свой). Разбейте задание на 2 части.
- Первую часть задания отдайте в работу ДО собеседования (с дедлайном в 1 день).
- На собеседовании задавайте вопросы с подвохом, которые раскроют вам истинные планы и намерения соискателя:
— Чем бы занимались, если бы не надо было думать о деньгах?
— Что любите делать больше всего?
— Где хотите оказаться через год?
— Чем вы гордитесь?
- По результатам собеседования выберите 3 лидеров и дайте им в работу вторую, более сложную часть тестового задания с дедлайном 1 — 2 дня.
- Обращайте внимание, насколько вам эмоционально комфортно общаться друг с другом.
Разумеется, это не всё!
Есть еще золотые правила по выстраиванию максимально эффективного взаимодействия с личным помощником уже во время работы. Важно уметь правильно поставить задачу, четко сформулировать техзадание и грамотно контролировать нового сотрудника. Для этого следует прописать должностную инструкцию помощника, составить чек-листы и шаблоны его действий, чтобы избежать форс-мажоров и минимизировать возможные риски принятия самостоятельных решений вашего сотрудника.
***
Казалось, мы взяли того самого человека, который взял на себя всю рутину, но… Почему-то мы с моим партнером по бизнесу продолжили постоянно работать.
Мы заменяли собой всех остальных: кураторов, копирайтеров, продажников, маркетологов, управляющих и многих других, уговаривая себя, что «пока не время» и мы еще недостаточно выросли, чтобы начинать строить большую команду…
Глядя назад, сейчас я понимаю, что именно это стало основной причиной остановки роста оборота моего второго проекта. Мы словно уперлись в потолок и никак не могли начать зарабатывать больше, потому что количество дел на тот момент было выше наших возможностей.
Продолжение читайте в следующей статье.