Делегирование задач: кому и какие задачи делегировать?
Привет, девочки!
Хочу начать с глубокой, как мне кажется, мысли: «В каждой минуте есть что-то прекрасное, например, счастье». Смысл в том, что можно тратить своё время на удовольствие, свободу и счастье, а можно на ворох дел, «которые можешь сделать только ты».
Проснулась утром, сделала одно, другое, третье, не успела оглянуться, а день-то и закончился. Ещё несколько лет назад, каждый мой день проходил так. Я делала кучу дел и по бизнесу, и по дому, а в итоге – стояла на месте и не двигалась, если не отступала назад и погрязала в ворохе дел.
Потом я поняла, что свобода – это прекрасно. Время, которое ты тратишь, только на то, что приносит тебе удовольствие – это здорово. А делегирование задач – необходимость, чтобы развиваться и жить полноценной жизнью.
Примерно 25% — 40% дел, которые делаете вы, может выполнять кто-то другой. Я сейчас делегирую 95% своих ежедневных дел и чувствую себя и выгляжу прекрасно, а бизнес только в гору пошел. Сегодня расскажу, как я к этому пришла, кому делегировать обязанности и какие типы задач нужно передавать.
Что дает делегирование?
Сначала нужно ответить на этот вопрос. Я уже слышу ваши возмущенные восклицания: «Я сделаю лучше», «Делегировать – это дорого», «Никто лучше меня не сделает», «Сделают, а мне придется переделывать», «Я уже пробовала, мне сделали ужасно, да еще денег содрали, да ещё расстроилась».
Девочки, сбавьте обороты и послушайте. Во-первых, не хочу вас расстраивать, но сделают и лучше вас, и быстрее. Во-вторых, то, что вы можете получить решенную задачу, не потратив свое время – стоит потраченных денег.
Что еще дает нам делегирование:
- Свободу. Мы можем заниматься тем, что действительно нравится, не отвлекаясь на рутинные дела. Для руководителя компании возможность делегировать работу – шанс продумать стратегию развития компании, заняться своим развитием.
Также делегирование полномочий – отличный способ отдохнуть. Для продуктивности важно чередовать работу и отдых. Только в таком случае вы будете получать удовольствие от процесса работы; - Более качественное и профессиональное решение задач.
Даже, если у вас несколько образований и вообще вы многорукий многоног, то сделать качественно всё, вы не сможете. Или у вас займет это большее количество времени, чем вы планировали. Гораздо проще передать задачу специалисту. - Возможность сформировать команду. Когда ищете помощника, подчиненного, ассистента, которому планируете передать работу, просматриваете тысячи вариантов. И в конце – находите тех, с кем вам приятно и комфортно работать, в ком вы не сомневаетесь – команду специалистов.
- Увеличить прибыль компании и вашу собственную. Правильное делегирование – когда каждый занимается своим делом, работает и получает удовольствие на благо компании.
Как делегировать задачи?
Пока вы убеждаете себя, что вы – человек-оркестр и сами со всем справитесь, ваше время утекает, а жизнь проходит мимо. Чтобы обрести свободу, о которой я говорила, нужно соблюдать правила делегирования:
- Составить список задач, которые можно делегировать, а которые нет. Просмотрите его несколько раз. Выделите задачи, которые можете выполнить только вы, и которые можно передать другим.
- Найти помощника. Вы можете передать обязанности и полномочия сотруднику в вашей компании, члену вашей семьи или компании на аутсорсинге.
- Правильная постановка задач. Когда поиски сотрудника закончены, вам важно четко и максимально понятно объяснить человеку, что от него требуется.
- Контролируйте. Мало передать выполнение задачи другому человеку. Необходимо получить результат. А без должного контроля хорошего результата не будет. Отслеживая деятельность сотрудника, вы можете заметить новые пути развития, могут появиться новые идеи.
- Отвечайте на вопросы. Человек, которого вы нанимаете, скорее всего специалист, но всего знать он не может. Вам важно доступно донести до него цели компании, ваши ценности и его задачи. Если в процессе работы, он будет задавать вопросы – отлично. Это значит, что ваш помощник заинтересован в том, чтобы эффективно выполнить поставленную задачу.
- Вместе с задачами делегируйте и ответственность. И не передавайте ответственность без полномочий. Ваш помощник должен понимать, что работа, которую ему поручили, серьезная.
Какие задачи можно делегировать?
Неплохо, правда, когда у вас есть свободное время для работы над собой, своим проектом, а рутинные дела не мешают? Я на этом вопросе собаку съела. Ни один год взваливала на себя всё: уборку, готовку, семью, работу. Угадайте, что случилось потом – я устала. Поняла, что большую часть этих дел совсем необязательно выполнять…мне.
Я определила список задач, которые могу выполнять только я, в которых я компетентна, выполнение которых доставляем мне удовольствие. Их и оставила для себя, а остальные 95% раздала другим.
Мой вам совет – делегируйте всё, что можете. А то, что не можете, ещё раз пересмотрите и тоже делегируйте. Если подходить к вопросу делегирования с более научной точки зрения, то выделяют 5 типов задач, которые можно и нужно делегировать:
- Небольшие, рутинные дела. Обычно мы даже не думаем, о том, чтобы делегировать их кому-то, а беремся и делаем сами: выбросить мусор, забронировать отель, купить билеты. Про них ещё можно сказать «быстрее сделать самому, чем искать помощника». Только вот у таких дел есть неприятное качество – они накапливаются и воруют наше время.
- Задачи, которые может сделать кто угодно, для которых не нужны особые навыки, но делаете их вы. Например, внести данные в таблицу, написать приглашение каждому гостю, отправить почту. Их всегда можно поручить либо другому сотруднику, либо члену семьи.
- Задачи, требующие много времени. Это может быть работа действительно, требующая вашего присутствия, но в самом конце. Ваш ассистент может обратиться к вам за советом или когда будет необходимо оценить результат.
- Задачи, которые можно стандартизировать. Это те дела, на которые достаточно потратить немного времени и усилия, составить алгоритм решения и всё. Решение найдено, а порядок работы может применяться ещё не раз.
- Срочные дела. Когда у вас важная встреча с партнерами, то вы вполне можете отправить подчиненного на вокзал встретить ваших родственников или попросить няню забрать детей из сада.
Примеры делегирования задач могут быть следующие: отнести письма на почту, заказать билеты, создать и наполнить сайт, снять фото или видео, отвезти ребенка в садик, приготовить обед и купить продукты. Этот список можно продолжать бесконечно, дополняя мелкими делами и делами побольше.
И руководителям бизнеса, и домохозяйкам можно и нужно делегировать, но, к сожалению, а может и, к счастью, не все дела можно поручить другому человеку.
Задачи, которые нельзя делегировать:
1. Задачи, результат которых зависит лично от вас, которые никто кроме вас выполнить не сможет. В бизнесе это будут постановка целей, формирование стратегии компании, награждение и премии. Если вы мама, то вы никак не можете делегировать общение с ребенком.
2. Делегирование делегирования. Да, именно так. У вас в подчинении могут быть сотрудники, который будет заниматься поиском помощников, но задачи, сроки, цели должны быть согласованы лично с вами.
3. Контроль. Вы передали обязанности и расслабились. Через указанный срок ассистент показывает результат, а там…Остается только хвататься за голову и плакать о том, что недосмотрели, недоконтролировали. Контролировать выполнение задач можете только вы. Договоритесь с сотрудником о точках промежуточного контроля, отчетах.
4. Конфиденциальные дела и задачи, связанные с большими финансовыми затратами. Вторая часть этого пункта больше относится к владельцам бизнеса.
Чтобы жить в балансе с собой, в удовольствие, а не упахиваться от кучи задач, весь ворох дел вам нужно разложить по пунктам, о которых я рассказала и без зазрения совести начать искать исполнителя.
Кому делегировать задачи?
Самая важная часть делегирования – поиск помощников. Это могут быть члены вашей семьи, дети, подчиненные или фрилансеры, которые могут работать, как офлайн, так и онлайн.
Когда я только начинала свой путь в делегировании, то очень много раз натыкалась не на тех людей. Меня обманывали, брали деньги и не выполняли работу, просто пропадали. Да, случилось всё то, чего вы так боитесь. Но я продолжила искать, дольше присматривалась и всё-таки нашла людей, которым я доверяю большую часть обязанностей.
Чтобы найти хорошего сотрудника, нужно:
- Смотрите на отзывы, кейсы, рейтинг. Ищите человека с хорошими рекомендациями. Вы можете сами заниматься поиском или попросить об этом других – делегировать. Но перед началом работы всегда встречайтесь с кандидатом, чтобы обсудить цели, задачи и план работ.
- Назначьте испытательный срок. За 1-2 месяца вам станет понятно, что за человек ваш новый сотрудник, можно ли на него положиться. Если на испытательный срок нет времени, дайте кандидату на должность помощника тестовое задание.
- Не платите всю сумму. Сперва заплатите 50%, а оставшуюся часть после выполнения работы. Так вы не только обезопасите себя, но замотивируете сотрудника работать.
- Об этом следующий пункт – мотивируйте. Когда вы нашли сотрудника, вы доверяете ему и довольны его работой, мотивируйте его работать ещё эффективней. Придумайте систему премий и награждений. Доказано, что прибыль компании, где сотрудники работают за процент от сделки, выше, чем когда все на только окладе.
- Помните, что вы платите не за работу, а за время, которое он потратил, а вы нет. Даже, если сначала цена кажется завышенной, но человек – специалист в своем деле, то стоимость полностью окупиться.
- Отказывайтесь от работы с человеком, если он вас не устраивает. Как можно быстрее. Иногда это сделать сложно, понимаю, но так вы быстрее начнете поиски другого помощника и быстрее облегчите себе жизнь.
- Ищите тех, с кем вам комфортно. Человек может быть суперспециалистом, но вы не сходитесь во взглядах и вам неудобно вместе работать, процесс идет туго, задачи решаются через конфликты. А когда вы уверены в профессионализме помощника и вам приятно общаться с ним, работа будет идти легче и быстрее.
Вы можете искать сотрудников среди знакомых по сарафанному радио, разместив пост в Инстаграм, среди родственников или пользуясь специальными сервисами. Я подготовила подборку сайтов и сервисов, где вы можете найти помощников:
- work-zilla.com — на этом сайте можно найти удаленных помощников, которые отлично справятся с несложной работой: дизайнеров, копирайтеров, переводчиков и др. (задание от 150 р.);
- fl.ru — сюда стоит обращаться, если нужен специалист оналйн с опытом работы. На этом сайте вы также найдете: дизайнеров, программистов, маркетологов и проч.;
- yourbees.ru — сайт для поиска удаленных помощников. Основное отличие — почасовая оплата. Здесь вы сможете найти фрилансера на любой запрос. Час работы — 300 р.;
- youdo.com — сервис для поиска специалистом незаменимых в быту: курьеров, грузчиков и проч. (Москва, Питер);
- kabanchik.ua — аналог youdo в Украине;
- pomogatel.ru — на этом сайте вы сможете найти няню и учителя по английскому. Отличный сервис для поиска домашнего персонала + репетиторов (вся Россия).
Я сама не раз пользовалась этими ресурсами. Здесь я нашла людей, которым смогла делегировать большую часть своих обязанностей. Подробнее о сервисах поиска помощников рассказала в видео.
Делегирование – важная часть жизни. Этот инструмент работает и в жизни, и в бизнесе. Посмотрите на любого успешного человека. Вот он, яркий пример делегирования. Человек занимается только тем, что ему нравится, развивается и как личность, и как бизнесмен, специалист, эксперт. У него есть время, чтобы заниматься своей работой, зарабатывать.
В этом основной плюс делегирования. Вы отсекаете, убираете из жизни всё лишнее и оставляете только то, что вам действительно по душе.
Делать первые шаги в делегировании нелегко и даже страшно. Я уж точно знаю. Как начать делегировать и как делать это правильно я рассказываю на курсе «ТаймБаланс». Учу через свой горький опыт. Я прошла все стадии делегирования от «я сделаю всё сама», до «как же здорово, что я это больше не делаю».
Раньше я взваливала на себя кучу обязанностей, рабочих и домашних дел, зарывалась в них, а потом не могла выбраться, выматывалась и теряла энергию, запал. Я решила начать делегировать, но долго сомневалась, искала подходящих людей, ошибалась, теряла деньги, но продолжала идти дальше. К свободе и удовольствию.
Сейчас я нашла помощников, сформировала команду. Часть из них работает удаленно, часть вместе со мной. Я полностью доверяю этим людям и работу, и домашние дела. Я счастлива, что могу получать удовольствие от жизни и работы.
Я верю, что и у вас обязательно получится.