Делегирование задач: кому и какие задачи делегировать?

Привет, девочки!

Хочу начать с глубокой, как мне кажется, мысли: «В каждой минуте есть что-то прекрасное, например, счастье». Смысл в том, что можно тратить своё время на удовольствие, свободу и счастье, а можно на ворох дел, «которые можешь сделать только ты».

Проснулась утром, сделала одно, другое, третье, не успела оглянуться, а день-то и закончился. Ещё несколько лет назад, каждый мой день проходил так. Я делала кучу дел и по бизнесу, и по дому, а в итоге – стояла на месте и не двигалась, если не отступала назад и погрязала в ворохе дел.

Потом я поняла, что свобода – это прекрасно. Время, которое ты тратишь, только на то, что приносит тебе удовольствие – это здорово. А делегирование задач – необходимость, чтобы развиваться и жить полноценной жизнью.

Примерно 25% — 40% дел, которые делаете вы, может выполнять кто-то другой. Я сейчас делегирую 95% своих ежедневных дел и чувствую себя и выгляжу прекрасно, а бизнес только в гору пошел. Сегодня расскажу, как я к этому пришла, кому делегировать обязанности и какие типы задач нужно передавать.

Что дает делегирование?

Сначала нужно ответить на этот вопрос. Я уже слышу ваши возмущенные восклицания: «Я сделаю лучше», «Делегировать – это дорого», «Никто лучше меня не сделает», «Сделают, а мне придется переделывать», «Я уже пробовала, мне сделали ужасно, да еще денег содрали, да ещё расстроилась».
Девочки, сбавьте обороты и послушайте. Во-первых, не хочу вас расстраивать, но сделают и лучше вас, и быстрее. Во-вторых, то, что вы можете получить решенную задачу, не потратив свое время – стоит потраченных денег.

Что еще дает нам делегирование:

• Свободу. Мы можем заниматься тем, что действительно нравится, не отвлекаясь на рутинные дела. Для руководителя компании возможность делегировать работу – шанс продумать стратегию развития компании, заняться своим развитием.
  Также делегирование полномочий – отличный способ отдохнуть. Для продуктивности важно чередовать работу и отдых. Только в таком случае вы будете получать удовольствие от процесса работы;
• Более качественное и профессиональное решение задач.
  Даже, если у вас несколько образований и вообще вы многорукий многоног, то сделать качественно всё, вы не сможете. Или у вас займет это большее количество времени, чем вы планировали. Гораздо проще передать задачу специалисту.
• Возможность сформировать команду. Когда ищете помощника, подчиненного, ассистента, которому планируете передать работу, просматриваете тысячи вариантов. И в конце – находите тех, с кем вам приятно и комфортно работать, в ком вы не сомневаетесь – команду специалистов.
• Увеличить прибыль компании и вашу собственную. Правильное делегирование – когда каждый занимается своим делом, работает и получает удовольствие на благо компании.

Как делегировать задачи?

Пока вы убеждаете себя, что вы – человек-оркестр и сами со всем справитесь, ваше время утекает, а жизнь проходит мимо. Чтобы обрести свободу, о которой я говорила, нужно соблюдать правила делегирования:

1. Составить список задач, которые можно делегировать, а которые нет. Просмотрите его несколько раз. Выделите задачи, которые можете выполнить только вы, и которые можно передать другим.
2. Найти помощника. Вы можете передать обязанности и полномочия сотруднику в вашей компании, члену вашей семьи или компании на аутсорсинге.
3. Правильная постановка задач. Когда поиски сотрудника закончены, вам важно четко и максимально понятно объяснить человеку, что от него требуется.
4. Контролируйте. Мало передать выполнение задачи другому человеку. Необходимо получить результат. А без должного контроля хорошего результата не будет. Отслеживая деятельность сотрудника, вы можете заметить новые пути развития, могут появиться новые идеи.
5. Отвечайте на вопросы. Человек, которого вы нанимаете, скорее всего специалист, но всего знать он не может. Вам важно доступно донести до него цели компании, ваши ценности и его задачи. Если в процессе работы, он будет задавать вопросы – отлично. Это значит, что ваш помощник заинтересован в том, чтобы эффективно выполнить поставленную задачу.
6. Вместе с задачами делегируйте и ответственность. И не передавайте ответственность без полномочий. Ваш помощник должен понимать, что работа, которую ему поручили, серьезная.

Какие задачи можно делегировать?

Неплохо, правда, когда у вас есть свободное время для работы над собой, своим проектом, а рутинные дела не мешают? Я на этом вопросе собаку съела. Ни один год взваливала на себя всё: уборку, готовку, семью, работу. Угадайте, что случилось потом – я устала. Поняла, что большую часть этих дел совсем необязательно выполнять…мне.

Я определила список задач, которые могу выполнять только я, в которых я компетентна, выполнение которых доставляем мне удовольствие. Их и оставила для себя, а остальные 95% раздала другим.

Мой вам совет – делегируйте всё, что можете. А то, что не можете, ещё раз пересмотрите и тоже делегируйте. Если подходить к вопросу делегирования с более научной точки зрения, то выделяют 5 типов задач, которые можно и нужно делегировать:

1. Небольшие, рутинные дела. Обычно мы даже не думаем, о том, чтобы делегировать их кому-то, а беремся и делаем сами: выбросить мусор, забронировать отель, купить билеты. Про них ещё можно сказать «быстрее сделать самому, чем искать помощника». Только вот у таких дел есть неприятное качество – они накапливаются и воруют наше время.
2. Задачи, которые может сделать кто угодно, для которых не нужны особые навыки, но делаете их вы. Например, внести данные в таблицу, написать приглашение каждому гостю, отправить почту. Их всегда можно поручить либо другому сотруднику, либо члену семьи.
3. Задачи, требующие много времени. Это может быть работа действительно, требующая вашего присутствия, но в самом конце. Ваш ассистент может обратиться к вам за советом или когда будет необходимо оценить результат.
4. Задачи, которые можно стандартизировать. Это те дела, на которые достаточно потратить немного времени и усилия, составить алгоритм решения и всё. Решение найдено, а порядок работы может применяться ещё не раз.
5. Срочные дела. Когда у вас важная встреча с партнерами, то вы вполне можете отправить подчиненного на вокзал встретить ваших родственников или попросить няню забрать детей из сада.

Примеры делегирования задач могут быть следующие: отнести письма на почту, заказать билеты, создать и наполнить сайт, снять фото или видео, отвезти ребенка в садик, приготовить обед и купить продукты. Этот список можно продолжать бесконечно, дополняя мелкими делами и делами побольше.

И руководителям бизнеса, и домохозяйкам можно и нужно делегировать, но, к сожалению, а может и, к счастью, не все дела можно поручить другому человеку.

Задачи, которые нельзя делегировать:

1. Задачи, результат которых зависит лично от вас, которые никто кроме вас выполнить не сможет. В бизнесе это будут постановка целей, формирование стратегии компании, награждение и премии. Если вы мама, то вы никак не можете делегировать общение с ребенком.
2. Делегирование делегирования. Да, именно так. У вас в подчинении могут быть сотрудники, который будет заниматься поиском помощников, но задачи, сроки, цели должны быть согласованы лично с вами.
3. Контроль. Вы передали обязанности и расслабились. Через указанный срок ассистент показывает результат, а там…Остается только хвататься за голову и плакать о том, что недосмотрели, недоконтролировали. Контролировать выполнение задач можете только вы. Договоритесь с сотрудником о точках промежуточного контроля, отчетах.
4. Конфиденциальные дела и задачи, связанные с большими финансовыми затратами. Вторая часть этого пункта больше относится к владельцам бизнеса.

Чтобы жить в балансе с собой, в удовольствие, а не упахиваться от кучи задач, весь ворох дел вам нужно разложить по пунктам, о которых я рассказала и без зазрения совести начать искать исполнителя.

Кому делегировать задачи?

Самая важная часть делегирования – поиск помощников. Это могут быть члены вашей семьи, дети, подчиненные или фрилансеры, которые могут работать, как офлайн, так и онлайн.

Когда я только начинала свой путь в делегировании, то очень много раз натыкалась не на тех людей. Меня обманывали, брали деньги и не выполняли работу, просто пропадали. Да, случилось всё то, чего вы так боитесь. Но я продолжила искать, дольше присматривалась и всё-таки нашла людей, которым я доверяю большую часть обязанностей.

Чтобы найти хорошего сотрудника, нужно:

1. Смотрите на отзывы, кейсы, рейтинг. Ищите человека с хорошими рекомендациями. Вы можете сами заниматься поиском или попросить об этом других – делегировать. Но перед началом работы всегда встречайтесь с кандидатом, чтобы обсудить цели, задачи и план работ.
2. Назначьте испытательный срок. За 1-2 месяца вам станет понятно, что за человек ваш новый сотрудник, можно ли на него положиться. Если на испытательный срок нет времени, дайте кандидату на должность помощника тестовое задание.
3. Не платите всю сумму. Сперва заплатите 50%, а оставшуюся часть после выполнения работы. Так вы не только обезопасите себя, но замотивируете сотрудника работать.
4. Об этом следующий пункт – мотивируйте. Когда вы нашли сотрудника, вы доверяете ему и довольны его работой, мотивируйте его работать ещё эффективней. Придумайте систему премий и награждений. Доказано, что прибыль компании, где сотрудники работают за процент от сделки, выше, чем когда все на только окладе.
5. Помните, что вы платите не за работу, а за время, которое он потратил, а вы нет. Даже, если сначала цена кажется завышенной, но человек – специалист в своем деле, то стоимость полностью окупиться.
6. Отказывайтесь от работы с человеком, если он вас не устраивает. Как можно быстрее. Иногда это сделать сложно, понимаю, но так вы быстрее начнете поиски другого помощника и быстрее облегчите себе жизнь.
7. Ищите тех, с кем вам комфортно. Человек может быть суперспециалистом, но вы не сходитесь во взглядах и вам неудобно вместе работать, процесс идет туго, задачи решаются через конфликты. А когда вы уверены в профессионализме помощника и вам приятно общаться с ним, работа будет идти легче и быстрее.

Вы можете искать сотрудников среди знакомых по сарафанному радио, разместив пост в Инстаграм, среди родственников или пользуясь специальными сервисами. Я подготовила подборку сайтов и сервисов, где вы можете найти помощников:

1. work-zilla.com — на этом сайте можно найти удаленных помощников, которые отлично справятся с несложной работой: дизайнеров, копирайтеров, переводчиков и др. (задание от 150 р.);
2. fl.ru — сюда стоит обращаться, если нужен специалист оналйн с опытом работы. На этом сайте вы также найдете: дизайнеров, программистов, маркетологов и проч.;
3. yourbees.ru — сайт для поиска удаленных помощников. Основное отличие — почасовая оплата. Здесь вы сможете найти фрилансера на любой запрос. Час работы — 300 р.;
4. youdo.com — сервис для поиска специалистом незаменимых в быту: курьеров, грузчиков и проч. (Москва, Питер);
5. kabanchik.ua —  аналог youdo в Украине;
6. pomogatel.ru — на этом сайте вы сможете найти няню и учителя по английскому. Отличный сервис для поиска домашнего персонала + репетиторов (вся Россия).

Я сама не раз пользовалась этими ресурсами. Здесь я нашла людей, которым смогла делегировать большую часть своих обязанностей. Подробнее о сервисах поиска помощников рассказала в видео.

Делегирование – важная часть жизни. Этот инструмент работает и в жизни, и в бизнесе. Посмотрите на любого успешного человека. Вот он, яркий пример делегирования. Человек занимается только тем, что ему нравится, развивается и как личность, и как бизнесмен, специалист, эксперт. У него есть время, чтобы заниматься своей работой, зарабатывать.
В этом основной плюс делегирования. Вы отсекаете, убираете из жизни всё лишнее и оставляете только то, что вам действительно по душе.

Делать первые шаги в делегировании нелегко и даже страшно. Я уж точно знаю. Как начать делегировать и как делать это правильно я рассказываю на курсе «Гуру делегирования». Учу через свой горький опыт. Я прошла все стадии делегирования от «я сделаю всё сама», до «как же здорово, что я это больше не делаю».

Раньше я взваливала на себя кучу обязанностей, рабочих и домашних дел, зарывалась в них, а потом не могла выбраться, выматывалась и теряла энергию, запал. Я решила начать делегировать, но долго сомневалась, искала подходящих людей, ошибалась, теряла деньги, но продолжала идти дальше. К свободе и удовольствию.

Сейчас я нашла помощников, сформировала команду. Часть из них работает удаленно, часть вместе со мной. Я полностью доверяю этим людям и работу, и домашние дела. Я счастлива, что могу получать удовольствие от жизни и работы.

Я верю, что и у вас обязательно получится.