Как правильно делегировать и где искать помощников?

Свобода! Это ведь так прекрасно, когда вы можете заниматься только своими обязанностями и не думать о лишних задачах, погрузиться в своё любимое дело и полностью довериться своим помощникам, освободить время для творчества, развития, путешествий, семьи.

А где взять дополнительные часы в сутках? Вы можете их попросить, одолжить или купить. Да, так можно. Одолжить у кого-нибудь пару часов, попросив о помощи. Взять и купить чье-то время, когда нужно передать часть важных задач, делегировать их.

Как я счастлива сейчас, что начала делегировать. В этой статье поделюсь с вами своей историей и расскажу про основные правила и принципы делегирования, перечислю этапы передачи работы помощнику и дам список источников, где искать ассистента.

Делегирование обязанностей – это ещё один способ жить в потоке, а не на бегу, жить свободной жизнью, сохранять баланс между работой и жизнью. Это один из принципов эффективного тайм-менеджмента, процесс передачи полномочий от жены к мужу или ребенку, от эксперта к узкому специалисту в какой-либо области и от руководителя к подчиненному. В бизнесе правильное делегирование – залог успеха предприятия.

Только представьте, сколько лишнего мы делаем каждый день и дома, и на работе: уборка, готовка, куча задач по работе, забрать детей из сада или школы, отвезти на плавание и танцы, оплатить счета. Этот список можно продолжать бесконечно. В итоге, времени на творчество и развитие не остается, или же мы работаем в ущерб себе. Если выписать всё, чем мы занимаемся, то совершенно удивительно, как на всё хватает 24 часов!

Чем может помочь делегирование?

Делегирование работы – мощный и полезный инструмент, которые позволяет сделать глоток свежего воздуха и посмотреть на привычную деятельность свежим глазом. Мне делегирование задач помогло снова полюбить свою работу и начать жизни. Также частичное или полное перекладывание полномочий помогает:

• Освободить время для того, что действительно важно для вас в конкретный момент. Если вы руководитель, то передав задачи подчиненным, вы найдете время для выстраивания стратегии бизнеса, сформулируете новые задачи и цели, найдете новые пути развития. Если вы мама, то будете больше времени проводить со своими детьми, и может быть наконец, найдете время для своих хобби и откроете свой бизнес;
• Освободить время на отдых. Да-да. Перерывы нам жизненно необходимы для того, чтобы работать с энтузиазмом и получать удовольствие от своей работы. Процесс восстановления также необходим мозгу и всему телу, как и работа;
• Повысить собственную эффективность и результативность сотрудников. У вас будет больше времени на развитие, и новые идеи сами придут к вам в голову. Не успеете и опомниться;
• Построить команду, которая работает, как часы. Сначала я всё контролировала, пыталась быть многоруким многоногом, но ничего не выходило, пока я не сформировала команду, где каждый занимается своим делом. Только так получилось достичь результата;
• Увеличить прибыль компании и вашу собственную. Правильное делегирование ­– когда каждый занимается своим делом, работает и получает удовольствие на благо компании.
  Обеспечить более качественного выполнения задач. Вы можете быть настоящим гуру, но, к сожалению, не во всем. Передача обязанностей специалисту узкого профиля позволит решить проблем более качественно.

Правила и принципы делегирования

Когда мы на курсе «Time Balance» говорим о необходимости делегировать обязанности, со всех сторон слышатся голоса: «Я всё смогу сама», «Боюсь, что меня обманут», «Зачем тратить деньги», «Никто не сделает лучше меня», «Сделают, а мне придется переделывать», «Я уже пробовала, мне сделали ужасно, да еще денег содрали, да еще расстроилась».

Девочки, я прекрасно всё понимаю. Сама столкнулась с каждым их этих страхов. Никто не застрахован от ошибок, а во время поиска помощников можно набить хорошие шишки. Я на этом собаку съела. 4 года сливала деньги, не получая результата, делая всё сама, выматывалась и оставалась без сил. А потом поняла, что есть люди, которые могут сделать лучше меня, быстрее и не так уже и дорого.

Сейчас я делегирую 95% рутины и делаю, только то, что приносит мне удовольствие, развиваюсь и помогаю расти другим.

Пока вы говорите себе «это я не могу делегировать», «в моей ситуации это невозможно» и прочее, вы так и будете ничего не успевать, ваше время будет утекать сквозь пальцы, а скопившиеся дела нависнут над вами, как дамоклов меч.

Знаю, по своему опыту, что есть те, кто может сделать лучше и быстрее вас и за адекватные деньги. Однако делегирование – не так просто, как кажется. Чтобы получить максимальный результат, важно соблюдать правила и принципы делегирования:

1. Прежде всего, составьте список того, что вы можете делегировать, а что нет. Выделите задачи по степени важности, отделите их от рутины, которую можно поручить другим людям. Мой вам совет – делегируйте всё возможное, позвольте себе жить свободнее.
2. Найдите помощника. Это может быть личный или бизнес ассистент, кто-то из ваших сотрудников или родственников, если нужно делегировать домашние дела. Человек, который всегда рядом с вами и онлайн-ассистент. Удаленный помощник, кстати, сэкономит ваше время на встречи и обсуждение деталей офлайн.
3. Ищите сотрудников по отзывам и рейтингу. Выбирайте проверенного человека с хорошими рекомендациями. Вы можете сами искать сотрудников или же делегировать это. Это может быть как сотрудник в штате, так и фрилансер. Если вы попробовали поработать и вам понравилось, можете перейти на аутсорсинг.
4. Ставьте четко задачи. Правильная постановка задач решает половину проблем в делегировании. Выбирайте задачи по технологии СМАРТ: конкретная, измеримая, достижимая, важная и ограниченная по времени.
5. Готовьтесь отвечать на вопросы, будьте всегда готовы к диалогу. Человек – не робот, в которого можно загрузить все данные. Хорошо, если он будет интересоваться и спрашивать. Если нет, то постарайтесь подробно описать задачи, цели и сроки. Если у вас есть возможность, вы руководитель крупной фирмы, например, то отправьте сотрудника на обучение или тренинг.
6. Мотивируйте. Придумайте систему вознаграждений, премий для подчиненного за успешную работу. А ещё, ищите человека, которому будет интересная работа, которую вы хотите делегировать. Чтобы он был увлечен и процессом, и результатом.
7. Если считаете себя профи в том, что нужно делегировать, лучше напишите подробную инструкцию. Ещё лучше – пригласите сотрудника на личную беседу, подробно объясните ему его обязанности, цели и задачи, выслушайте готов ли он взяться за данную работу. Если да, то вместе составьте подробный план действий.
8. Платите не 100% предоплату, а 50% сразу и 50% после выполнения. Чтобы обезопасить себя, работайте по договору и внимательно читайте отзывы.
9. При поиске помощника, считайте не сколько стоит его работа, а сколько вашего времени она сэкономит. Даже, если сначала цена кажется завышенной, но человек – специалист в своем деле, то стоимость полностью окупиться.
10. Назначьте испытательный срок или дайте ему «пилотное/тестовое задание». Так вы сможете получше узнать, что он за человек и какой специалист, понять, подходит ли он или она как помощник.
11. Вместе с полномочиями делегируйте и ответственность за результат. И не передавайте ответственность без полномочий. Ваш личный помощник или подчиненный в бизнесе должен быть осознавать серьезность своей работы. Делегирование ответственности поможет достичь ещё больших результатов.
12. Контролируйте процесс и результат. Это не значит, что нужно превращаться в детектива и следить за помощником. Придумайте процедуру отчетности удобную и для вас, и для сотрудника. Устройте контрольные точки или встречи, когда вы будете обсуждать, как проходит работа и чего удалось достигнуть.
13. Отказывайтесь от сотрудничества, если вам не нравится результат работы. Не стоит с этим тянуть и зря тратить время.

Где искать помощников?

На этом правила делегирования не заканчиваются. Дальше идет самая важная их часть – найти помощника. К этому вопросу стоит подойти со всей серьезность и ответственностью. Можно искать через знакомых, по сарафанному радио, передать полномочия сотрудникам вашей фирмы или найти кого-то со стороны.

Я подготовила для вас небольшую подборочку сайтов и сервисов, которые помогут вам найти удаленных помощников, и фрилансеров, которым вы сможете делегировать задачи:

1. work-zilla.com — сайт по поиску онлайн помощников для помощи в несложной работе- найти информацию, сделать табличку, отредактировать текст и проч. (задание от 150 р.)
2. fl.ru — поиск более серьезных фрилансеров: дизайнеров, программистов, маркетологов и проч.
3. yourbees.ru — сервис удаленных помощников с почасовой оплатой (час 300 р) могут многое!
4. youdo.com — сервис поиска помощников в основном в быту. Курьер, уборка, починка, переезд и проч (Москва, Питер)
5. kabanchik.ua —  аналог youdo в Украине
6. pomogatel.ru — сайт по поиску домашнего персонала+репетиторов (вся Россия)

Я сама не раз пользовалась этими ресурсами. Здесь я нашла людей, которым смогла делегировать большую часть своих обязанностей. Подробнее о сервисах поиска помощников рассказала в видео.

Кому важно уметь делегировать?

Всем. И это не шутки. Делегировать работу не помешало бы и домохозяйке, и бизнесмену. И там, и там есть, что передать помощнику.

Когда я основала свой первый проект, то исполняла в нем все возможные роли: и менеджер, и бухгалтер, и руководитель. А при этом ещё и о семье нельзя забывать. И что вы думаете? Я выдохлась. Не осталось ни желания, ни сил работать. Мне было плохо, потому что я не могла, а главное – уже не хотела делать то, чем когда-то горела. Это же грозит любому руководителю крупного бизнеса, если не обучиться принципам делегирования.

Сначала вам может казаться, что вы сами со всем справитесь: и сайт сделаете, и ребенка из садика забрать успеете, и дома приберетесь. Вместо того, чтобы найти помощника: дизайнера/программиста, няню, клининговую компанию. Но это возможно совмещать только на самых начальных этапах. Чем крупнее бизнес, тем больше в нем должно быть сотрудников.

Делегирование обязанностей важно не только для руководителей, но и для обычных людей, у которых нет своего бизнеса. Составьте список домашних обязанностей и разделите их с мужем, детьми, если они уже могут помогать. Для детей, кстати, это будет отличный способ научиться ответственности.

Ошибки в делегировании

Делегирование – это один из принципов тайм-менеджмента. Оно помогает жить свободнее и развиваться, но важно передавать полномочия правильно и избегать следующих ошибок:

1. Делегирование обязанностей, которые нельзя делегировать. Я всё понимаю, иногда хочется лечь на диван, закрыть глазки и сказать, что больше ничего не хочешь делать, в том числе и руководить. К сожалению, а может и к счастью, есть задачи, которые не предназначены для передачи другим сотрудникам.
2. Передавать задачи через посредника, не напрямую исполнителю. Может быть такое, что поиском помощников занимается ассистент. В этом случае всё равно стоит обговорить задачи и обязанности лично с новым сотрудником.
3. Неверный выбор помощника. Передавайте обязанности человеку, который точно справится с поставленной задачей, у которого есть соответствующие компетенции.
4. Делегирование с опозданием. Передавать полномочия всегда необходимо заранее и ставить реальные сроки. Не должно быть так, что вы хотели всё сделать сами, но в последний момент поняли, что не справитесь и начинаете искать помощника, который должен выдать результат за 5 минут. Такое делегирование не принесет пользы, а вы зря потратите нервы и деньги.
5. Передача задач без цели. Такое тоже может быть, хоть и звучит странно.
6. Делегирование без сроков. Я уже говорила, что нужно ставить реальные сроки. Скажу ещё раз, что важно чётко обозначить начало и конец работа. В противном случае может получиться так, что сотруднику делегируют какую-либо задачу, не говорят о сроках, но ждут немедленного исполнения. Если вы не проговариваете подчиненному, когда именно ждете работу, будьте готовы к задержкам.
7. Отсутствие приоритетов. Эта ошибка тоже приводит к полному хаосу. Вы передаете помощнику сперва одну задачу, потом прибавляете ещё одну, и в конце ещё штучки четыре. Сотрудник начинает метаться, не знает, за что взяться и либо не делает ничего, либо выполняет легкие дела, а сложные так и остаются висеть, либо делает всё, но кое-как. Такое может произойти и с личным, и с бизнес-ассистентом.
8. Делегирование без делегирования. Тем, кто у меня на курсах кричит «Я всё могу сама», «я всё равно сделаю лучше», должно быть знакомо. Этот тот случай, когда вы вроде, как и передали полномочия, доверились подчиненному, но всё равно сомневаетесь и параллельно выполняете ту же работу. Отложите свой перфекционизм подальше, четко пропишите требования, определите цель и доверьтесь человеку.

Кстати, подобные опасения могут серьезно помешать эффективному делегированию. Также к помехам можно отнести:

• страх остаться совсем без работы;
• неуверенность в себе, как в руководителе;
• сомнение в опыте и знаниях подчиненных;
• страх, что свободное время, которое останется после делегирования, нечем будет заполнить. В последнем случае вам стоит серьезно пообщаться с собой, разобраться в своих ценностях, негативных установках, изменить мышление. На курсах мы тоже это делаем.

Подробнее о том, как научиться делегировать, выделить время для себя любимой, не упахиваться мы говорим на курсе «Time Balance».

Я рассказываю о своем горьком опыте делегирования, как я месяцами искала специалистов и взваливала все дела и по бизнесу, и домашние на себя, выгорала и теряла мотивацию к чему-либо.

Сейчас всё по-другому! Моя семья счастлива, я отлично выгляжу, мои глаза горят! Большую часть домашних и рабочих дел за меня выполняют проверенные люди. Свою команду я долго искала с собирала, выстраивала список обязанностей и полномочий, сейчас наслаждаюсь прекрасным результатом.

Я верю, что и вы так сможете.